O prazo real
Uma semana. A parte técnica, que é minha, cabe nos primeiros dias. O que pode demorar mais é a verificação da empresa na Meta, dona do WhatsApp e do Instagram: leva de 3 dias a 3 semanas e ninguém consegue apressar. Ela não segura o começo, porque enquanto a Meta verifica, o trabalho com a sua base já está rodando.
Por isso a verificação sai no mesmo dia da assinatura, antes de qualquer outra coisa. Todo o resto cabe dentro dessa espera. Deixar pra depois é o único erro que atrasa o cronograma em semanas.
O que depende de mim fica pronto em uma semana. O que depende da Meta eu te mostro no dia em que andar, sem esconder atraso.
As sete fases
Uma reunião de uma hora a uma hora e meia, e alguns dias pra clínica juntar o que falta. É a fase que mais pesa. Coleta feita pela metade é a causa número um de informação errada na primeira semana, e o primeiro erro é o que a clínica guarda na memória.
CNPJ, comprovante de endereço e site no ar com o mesmo CNPJ no rodapé. Reprovação é comum, quase sempre por documento ilegível ou endereço diferente do cartão CNPJ, e reenviar volta a clínica pro fim da fila. Por isso eu confiro tudo antes de mandar. Depois vêm a aprovação do nome que aparece no WhatsApp, de 1 a 3 dias, e a dos modelos de mensagem de lembrete e retorno, de 1 a 2 dias.
Enquanto a Meta analisa, eu monto a estrutura da clínica, separada da de qualquer outra. Cópia de segurança e monitoramento entram antes de chegar o primeiro paciente de verdade.
Entra tudo o que veio da coleta: procedimentos, duração, preço e como falar dele, horários, feriados, regras de remarcação e falta, e quem recebe a conversa quando ela precisa de uma pessoa.
Eu percorro os caminhos mais prováveis: preço, horário, remarcar, faltar, reclamação, sintoma, procedimento que a clínica não faz. Peço diagnóstico de propósito, pra confirmar que o atendimento recusa. Mando áudio. Marco um horário de teste pro dia seguinte e confiro se o lembrete sai. Depois, a dona ou o dono da clínica conversa como se fosse paciente. Essa é a única aprovação que vale.
Com a recepção junto. Como ver as conversas, como assumir uma e devolver, como registrar quem veio, faltou ou remarcou. Esse registro é o que faz funcionar o retorno em quem faltou.
O número passa a aparecer no site, no Instagram e no Google. No primeiro dia eu leio todas as conversas. Do segundo ao sétimo, leio todo dia e corrijo no mesmo dia. No sétimo, uma reunião com a clínica: o que deu certo, o que deu errado e o que muda.
O que a clínica separa
É a lista que eu levo pra reunião de coleta. Quanto mais completa ela chega, mais cedo o atendimento entra no ar.
- Cada procedimento com o nome que a paciente usa, a duração contando a limpeza da sala, o preço e a forma de falar dele: valor fechado, faixa ou só na avaliação.
- Se o procedimento pede avaliação antes, e as contraindicações que precisam ser perguntadas.
- Horário de cada dia, almoço, feriados dos próximos 12 meses, inclusive os municipais, e férias já marcadas.
- Regras de remarcação, falta, atraso e sinal.
- Quem recebe a conversa quando ela precisa de uma pessoa: nome, cargo e horário. "A recepção" não serve como resposta.
- CNPJ, razão social, endereço e o número de WhatsApp que vai ser usado.
- Quem cuida do domínio do site. Pergunto logo porque descobrir depois que "foi o sobrinho que fez o site e sumiu" custa uma semana.
- O acordo de tratamento de dados, assinado.
O número que a clínica já usa
Quando dá, o número que a clínica já usa continua no celular da recepção, no WhatsApp Business atualizado, e passa a funcionar também na conta oficial. O histórico fica.
Quando a Meta não permite isso naquele número, sobram duas saídas: um número novo, ou tirar o número do aparelho e perder o histórico do celular. Eu falo disso na reunião de coleta, nunca no dia da troca.
Quando os 30 dias começam
Os 30 dias da garantia contam a partir do início da campanha do primeiro mês, e não do dia da assinatura. A espera da verificação não conta contra esses 30 dias.
Aldo FreitasEscrito em 23/09/2026